Pytania i odpowiedzi

I. Wyjaśnienia dot. funkcjonowania formularza wniosku aplikacyjnego

• Uruchamianie formularza wniosku aplikacyjnego 

  Dla prawidłowego funkcjonowania formularza wniosku aplikacyjnego w programie Excel należy ustawić średni poziom zabezpieczeń (Narzędzia→ Makra → Zabezpieczenia → Poziom zabezpieczeń: Średnie). Przy powyższych ustawieniach po otwarciu formularza wniosku aplikacyjnego pojawia się Ostrzeżenie o zabezpieczeniach, gdzie należy kliknąć opcję: Włącz makra 

   

• Podawanie nazw działań 

  Jeżeli pełna nazwa działania nie może zostać wpisana w całości w tabeli 3.6 formularza wniosku aplikacyjnego (komórka pozwala na wpisanie ograniczonej liczby znaków, które będą widoczne na wydruku), proszę o podanie takiej nazwy w punkcie  II.2  (Zakres działań w projekcie wraz z uzasadnieniem) Analizy Wykonalności, która stanowi załącznik do wniosku. I podobnie, proszę podać pełną nazwę w "Budżecie szczegółowym" stanowiącym załącznik do Analizy Wykonalności. Jednocześnie w samym wniosku aplikacyjnym proszę posługiwać się odpowiednio skróconą nazwą działania.

   

II. Zasady finansowania realizacji projektów

• 1. Czy lider może powierzyć zarządzanie projektem podmiotowi trzeciemu?

  Partnerzy realizujący wspólnie projekt są obowiązani wyznaczyć spośród siebie lidera reprezentującego partnerstwo na potrzeby realizacji projektu (vide pkt 3.6 Regulaminu konkursu). W praktyce lider powinien odpowiadać za zarządzanie projektem. 

  W sytuacji gdy projekt złożony jest w partnerstwie z podmiotem nie będącym JST (tzw. przedstawiciel społeczeństwa obywatelskiegolub organizacji przedsiębiorców) to jego rola w projekcie może polegać tylko na wykonywaniu zadań opiniodawczo-konsultacyjnych (vide pkt 3.4 Regulaminu konkursu). Wynika z tego, że podmiot ten (partner) nie może wykonywać działań związanych z zarządzaniem projektem. Powierzenie więc podmiotowi nie będącemu JST wskazanemu jako partner w projekcie funkcji lidera i zadań z zakresu zarządzania projektem nie jest możliwe. 

  W sytuacji gdy beneficjent (lider), zamierza powierzyć zarządzanie projektem podmiotowi trzeciemu, należy rozumieć, że podmiot ten wykonuje usługę na rzecz beneficjenta (lidera). W tej sytuacji nie można mówić o partnerstwie z tym podmiotem.  Istotą partnerstwa jest wspólne realizowanie projektu na zasadzie współpracy a nie wykonywania świadczeń wzajemnych na zasadzie odpłatności. Jeżeli beneficjent zamierza zlecić wykonywanie usługi zarządzania projektem na rzecz podmiotu trzeciego i usługa ta ma być finansowania w ramach projektu, do udzielenia takiego zlecenia zastosowanie muszą mieć "Wytyczne MRR w zakresie udzielania zamówień w ramach MF EOG 2009-2014 oraz NMF 2009-2014, do których zastosowania nie ma ustawa Pzp", ewentualnie ustawa Pzp.   

  Spółka prawa handlowego nie może być partnerem (vide pkt 3.4 Regulaminu konkursu). Powierzenie jej zadań w zakresie zarządzania projektem co do zasady nie jest możliwe bez zastosowania procedury udzielenia zamówień, o których mowa wyżej.

   

• 2. Wyjaśnienia dotyczące kwalifikowalności kosztów podmiotów ubiegających się o dofinansowanie

  Podmiotami kwalifikującymi się do otrzymania dofinansowania w ramach Programu są jednostki samorządu terytorialnego,  o których mowa w pkt. 3.1 Regulaminu Konkursu, działające w wybranej formie partnerstwa tj. co najmniej 2 jednostki samorządu terytorialnego działające w partnerstwie, stowarzyszenia JST albo związki komunalne. Koszty ponoszone przez te podmioty objęte są pełną kwalifikowalnością w ramach Programu, zgodnie z Regulaminem Konkursu oraz Regulacjami. Jeżeli w  partnerstwie biorącym udział w programie uczestniczy ponadto podmiot inny niż wymieniony wyżej (tzw. przedstawiciel społeczeństwa obywatelskiego lub organizacji przedsiębiorców), to co do zasady nie partycypuje on w budżecie projektu a pokryte w ramach projektu może mieć wyłącznie koszty delegacji na spotkania, na zasadach określonych w pkt. 7.3 Regulaminu Konkursu.

  W związku z powyższym wydatki, o których mowa w pkt. 7.2 lit. a Regulaminu Konkursu są kwalifikowalne w odniesieniu do wszystkich podmiotów mogących brać udział w Konkursie, tj.  jednostek samorządu terytorialnego działających w każdej z dopuszczalnych form partnerstwa, w tym do stowarzyszeń JST. Oznacza to, że zarówno partnerstwa JST, związki komunalne, jak również stowarzyszenia JST mogą kwalifikować do dofinansowania w ramach projektu wszelkie koszty, o których mowa w pkt. 7.2 lit. a.

   

• 3. Czy lider jest jedynym beneficjentem finansowym i prowadzi całość prac oraz rozliczeń?

  Lider partnerstwa jest wskazany w umowie partnerskiej i umowie z MRR jako odbiorca pomocy i podmiot odpowiedzialny przed MRR za realizację umowy grantowej oraz rozliczeń, ale nie jest jedynym realizatorem projektu ani nie tylko on wydatkuje środki z budżetu grantu. W związku z powyższym partnerzy powinni ustalić w umowie zasady przepływu środków (rozliczeń) między liderem a poszczególnymi członkami partnerstwa. Lider refunduje wydatki partnerów na podstawie ustaleń zapisanych w umowie partnerskiej i odbiera od nich dokumenty rozliczające ich wydatki, w celu przedstawienia Operatorowi Programu (MIR).

   

• 4. Jakie są zasady finansowania i zaliczkowania wydatków lidera?

  W chwili obecnej MRR nie ustaliło jeszcze szczegółowych wytycznych w tej sprawie, ale z Regulacji MF EOG 2009-2014  wynika, że analogicznie do rozliczania innych funduszy (np. unijnych) będzie wstępna zaliczka do 20 proc. wartości budżetu i jej odtworzenie nastąpi po wydatkowaniu 70 proc. już przekazanych środków. 

   

• 5. Jaka jest wysokość udziału własnego JST, a jaka dla podmiotów prywatnych?

  Biorąc pod uwagę stanowisko przedstawione w pkt. I.7 proporcja współfinansowania wydatków budżetu projektu ze środków MF EOG będzie jednolita dla całego partnerstwa (bez względu na sektor, z którego pochodzi partner) i będzie wynosić 85% budżetu. 15% musi stanowić wkład własny partnerstwa (część będzie można rozliczyć płacami pracowników własnych oddelegowanych do realizacji projektu - proporcja i zasady w tym względzie będą dopiero ustalone przez MIR). 

   

• 6. Jak ma być wykazane zabezpieczenie finansowe na realizację projektu (wkład własny)? Czy konieczna będzie uchwała rady?

  MIiR oczekuje, że władze jednostek samorządu terytorialnego (lidera partnerstwa, lub wszystkich JST) lub władze statutowe podmiotu wnioskującego samodzielnie w imieniu wszystkich partnerów (np. stowarzyszenia, związku komunalnego) złożą oświadczenie o zapewnieniu środków na współfinansowanie na cały okres realizacji projektu, lub zrobią to oddzielnie wszyscy partnerzy w odniesieniu do swoich części budżetu. MRR nie będzie określał jaki organ JST wydaje oświadczenie i w jakiej formie,  przyjmując, że forma jaka zostanie wybrana przez partnerstwo i poszczególnych partnerów będzie zgodna z prawem oraz statutem podmiotu oświadczającego oraz, że będzie stanowiła jego prawne zobowiązanie. 

   

• 7. Czy dla potrzeb realizacji projektu (2,5 roku) lider lub partner może tworzyć nowe etaty i finansować je z funduszy MF-EOG?

  Tak, istnieje taka możliwość - muszą jednak spełniać kryteria z “Regulacji MF EOG” - patrz artykuł 7.3.1.a) w/w Regulacji oraz być częścią zatwierdzonego budżetu szczegółowego.

   

• 8. Czy Lider powinien w uchwale budżetowej na 2013 rok (a potem w kolejnych latach) zarezerwować środki na wkład własny 15 proc., czy też na całość kwoty 100 proc.

  MIiR oczekuje zagwarantowania przez partnerstwo wyłącznie kwoty współfinansowania (15 proc.). Na moment składania wniosku aplikacyjnego partnerstwo musi co najmniej zabezpieczyć wymagany wkład własny w wysokości 15 proc. kwoty budżetu, a dopiero po potwierdzeniu uzyskania dotacji z MIR partnerzy (szczególnie JST) podniosą swój plan dochodów i wydatków na dany rok o dodatkowe 85 proc. przyznanej kwoty zatwierdzonego budżetu projektu.

   

• 9. Czy możliwe jest refundowanie kosztów poniesionych przez Partnerstwo jeszcze przed podpisaniem umowy z MIiR?

  Nie, nie jest to możliwe. Zgodnie z pkt. 7 Regulaminu konkursu za koszty kwalifikowalne mogą być uznane wydatki poniesione na rzecz zgłoszonego projektu od dnia podpisania umowy o dofinansowanie do dnia zakończenia projektu, jednak nie później niż do 30 kwietnia 2016 r. Zgodnie z art. 7.2 ust. 3 Regulacji ws. wdrażania MF EOG i NMF na lata 2009 – 2014 wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został zafakturowany, zapłacony, a przedmiot został dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług i robót). W wyjątkowych przypadkach koszty, w odniesieniu do których faktury wydano w ostatnim miesiącu kwalifikowalności, są również uważane za powstałe w okresie kwalifikowalności, o ile koszty te poniesiono  w terminie 30 dni od ostatniego dnia kwalifikowalności. Koszty ogólne i amortyzacja sprzętu uznane są za poniesione w chwili ich zaksięgowania przez beneficjenta.

  Oddzielną kwestią jest możliwość skorzystania przez wnioskodawców z Funduszu Współpracy Dwustronnej. Szczegóły w zakładce "Dokumenty".

   

• 10. Czy, wobec faktu, że koszty konkretnych opracowań planistycznych po przetargu mogą być inne niż założono w budżecie wniosku, lub że z wykonanego studium wykonalności wyniknie inny zakres przedsięwzięcia – będzie można zmienić już przyznany budżet dotacji MIR?

  Zasady finansowania określone w „Regulacjach MF EOG” (dostępne na www.eog.gov.pl) przewidują, że budżet – w sensie jego struktury może ulegać zmianie za zgodą Operatora Programu (MIR), a w pewnych przypadkach Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli, - o ile zachowane są cele projektu, na który został przyznany. MRR deklaruje, że w tym pilotażowym projekcie, którego elementem jest m.in. testowanie założeń co do sposobów rozwiązywania lokalnych problemów w oparciu o rzeczywiste dane, dołoży starań aby w granicach istniejących uregulowań prawnych zapewnić grantobiorcom elastyczne warunki do realizacji celów ich projektów, o ile takie zmiany będą przekonująco uzasadnione posiadaną na danym etapie dokumentacją.

   

• 11. Czy koszt ostatniej transzy wypłaty dla wykonawcy będzie kosztem kwalifikowanym w projekcie, mimo że wypłata nastąpi po zakończeniu okresu kwalifikowalności?; Czy MIiR nie będzie kwestionował wykonania (zrealizowania) rzeczowego zakresu projektu – jeśli to pozwolenie na budowę nie zostanie uzyskane do dnia zakończenia projektu?

  Elementem realizacji projektów będzie m.in. zlecanie wykonania dokumentacji technicznej. Gminy bardzo często zlecają całość prac w jednym zamówieniu – tj. wykonanie dokumentacji technicznej oraz stawiają warunek uzyskania pozwolenia na budowę jako warunku wypłaty ostatniej transzy. Powodem takiego podejścia jest doświadczenie, że dokumentacja techniczna ulega wielu poprawkom i zmianom w procedurze opiniowania i uzyskiwania pozwolenia na budowę – a zmiany kosztują i w ich dokonywanie i tak musi być zaangażowany autor projektu. I to właśnie pozwolenie na budowę pozwala samorządom ostatecznie zweryfikować jakość, zasadność i przydatność dokumentacji – ma to więc uzasadnienie z pkt widzenia gospodarności.  Nie mniej proces uzyskiwania pozwolenia na budowę, lub proces wydawania decyzji środowiskowej może się przeciągnąć poza okres kwalifikowalności kosztów w projekcie. 

  Stąd dwa pytania: (1) czy koszt ostatniej transzy wypłaty dla wykonawcy będzie kosztem kwalifikowanym w projekcie, mimo że wypłata nastąpi po zakończeniu okresu kwalifikowalności?; (2) Czy MIiR nie będzie kwestionował wykonania (zrealizowania) rzeczowego zakresu projektu – jeśli to pozwolenie na budowę nie zostanie uzyskane do dnia zakończenia projektu?

  Odpowiedź na pytanie (1) jest jednoznacznie negatywna. Kwota ostatniej transzy wypłaty dla wykonawcy dokumentacji nie będzie kosztem kwalifikowanym. Poprzednie transze będą kosztem kwalifikowanym.

  W przypadku pytania (2) każdy przypadek będzie rozpatrywany przez Operatora Programu (MIiR) indywidulanie, ale co do zasady, jeśli beneficjent zaproponuje jako produkty projektu „opracowaną dokumentację wraz z prawomocnym pozwoleniem na budowę” to będzie się od niego oczekiwać udokumentowania uzyskania takiego produktu.

  Dlatego warto przemyśleć zarówno sposób określenia zakresu usługi (ad pytanie 1 - przy spełnieniu określony wymogów ustawowych zadanie można podzielić na części), jak i sposób zdefiniowania produktu (ad pytanie 2), pamiętając jednak, że jednym z ważnych aspektów oceny będzie to, czy beneficjent (partnerstwo) w efekcie realizacji projektu jest już w pełni przygotowany do wnioskowania o środki z nowej perspektywy UE 2014-2020 lub z innych źródeł. Innymi słowy kluczowym aspektem jest poprawne i realistyczne określenie zakresu projektu w stosunku do potrzeb i możliwości, oraz prawidłowe przygotowanie harmonogramu i budżetu planowanych prac. Będzie to przedmiotem oceny złożonych aplikacji przez MIiR.

   

III. Zakres merytoryczny projektu partnerstwa:

• 1. Czy są jakieś wytyczne co do rodzajów dokumentacji technicznej, która może zostać zrealizowana? 

  Nie ma wytycznych w tym zakresie. Produktem może być praktycznie każdy rodzaj dokumentacji projektowo-technicznej oraz wszelkiego rodzaju dokumenty o charakterze analiz, studiów wykonalności oraz strategii całościowych lub sektorowych, które będą częścią zatwierdzonego projektu. Listę z opisem w/w kategorii zawiera prezentacja “Zakres działań realizowanych w projekcie predefiniowanym” umieszczona na stronie Związku Miast Polskich 

  Poniżej cytujemy tę listę dla ułatwienia:

  • Analizy sektorowe i badania społeczne, na potrzeby przygotowania strategii rozwoju obszaru funkcjonalnego lub strategii sektorowych,
  • Strategie rozwoju (całościowe) dla obszaru funkcjonalnego,
  • Strategie i polityki sektorowe dla obszaru funkcjonalnego,
  • Plany operacyjne do w/w strategii (nowych lub istniejących), w tym plany realizacyjne na najbliższe lata, z wymiarem rzeczowym i finansowym,
  • Studia wykonalności dla planowanych przedsięwzięć (projektów, grup projektów), opracowane w celu wyboru optymalnego wariantu przedsięwzięcia (w zakresie technicznym, organizacyjno-prawnym, finansowym),
  • Dokumentacja projektowo-kosztorysowa oraz środowiskowa (projekt budowlany, ew. projekty wykonawcze, przedmiar robót, kosztorysy inwestorskie), oceny oddziaływania na środowisko – tutaj decydujące będzie uzasadnienie w Analizie Wykonalności,
  • Dokumentacja przetargowa, w tym SIWZ,
  • Założenia do zmian studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz do  zmian (miejscowych) planów zagospodarowania przestrzennego - dla gmin znajdujących się na obszarze funkcjonalnym objętym partnerstwem,
  • Plan rozwoju instytucjonalnego partnerstwa, w tym opracowanie umów, porozumień oraz działania szkoleniowo-doradcze w celu ich realizacji (np. indywidualne lub wspólne zespoły projektowe, szkolenia z komunikacji i motywowania dla kadry, itp.),
  • Plan komunikacji i konsultacji społecznych działań partnerstwa, w tym konsultacji tworzonych dokumentów.

  Należy jednak położyć nacisk na wykazanie komplementarności i integracji pomiędzy planowanymi działaniami, a także pomiędzy nimi i posiadanymi już opracowaniami i innymi planowanymi w ramach innych projektów, itp. Trudno jest opracowywać szczegółowe dokumenty, bez posiadania odpowiedniej bazy wiedzy na wyższym poziomie, np. strategicznym.

   

• 2. Co się dzieje w wypadku, gdy np. obszar funkcjonalny leży na terenie parku krajobrazowego i wiadomo, że dla wykorzystania powstałych produktów (projektów technicznych) do realizacji przyszłych inwestycji będą potrzebne kolejne formalne pozwolenia / decyzje np.: środowiskowe, budowlane, itp. których uzyskanie w takich warunkach będzie obarczone ryzykiem. Czy w związku z tym nie należy zrezygnować z planowania wykonania dokumentacji do takich przedsięwzięć właśnie w związku z możliwością wystąpienia takiego ryzyka?

  Nie ma powodu powstrzymywania się przed planowaniem wykonania dokumentacji przedsięwzięć, które są obarczone podobnym ryzykiem - jeśli ich realizacja będzie ważnym czynnikiem rozwoju dla danego obszaru funkcjonalnego. Należy to jednak opisać w Analizie Wykonalności jako czynnik ryzyka przyszłego wykorzystania produktów programu.

   

• 3. Czy oba zestawy priorytetów: te z MF EOG i te wynikające z przyszłych priorytetów polityki spójności na lata 2014-2020 będą tak samo traktowane przy ocenie jako ramy merytoryczne planowanych przedsięwzięć?

  Oba zestawy priorytetów – zarówno ten podstawowy z programu regionalnego MF EOG, jak i „nadprogramowy” zestaw priorytetów polityki spójności UE 2014-2020  (choć w sporym zakresie pokrywające się) - będą tak samo honorowane przez MIR jako element uzasadnienia wyboru problemów, które będą objęte interwencją projektu i przyszłymi planowanymi przedsięwzięciami. Nie mniej z przyczyn programowych MIR uważa za konieczne powiązanie tematyki projektu z co najmniej jednym priorytetem z MF EOG bezpośrednio, lub co najmniej pośrednio (np. uzasadnienie dlaczego projekt rozwoju sieci transportowej wpłynie pozytywnie na lokalny rynek pracy czy dostosowanie oferty miast do potrzeb mieszkańców). MRR wskazuje, że jest pożądane, aby projekt w sposób kompleksowy podchodził do rozwiązywania problemów danego obszaru, co będzie dodatkowo punktowane w ocenie merytorycznej. 

   

• 4. Czy w ramach projektu mogą być sfinansowane aktualizacje już posiadanych dokumentów strategicznych/ operacyjnych czy studiów wykonalności, itp.?

  O ile w efekcie takiej pracy powstaje nowy (zmodyfikowany, urealniony, poszerzony w kontekście danego partnerstwa) dokument, to fakt, iż pierwowzór już istniał nie jest przeszkodą. Natomiast należy wziąć to pod uwagę przy określaniu kosztu takiej aktualizacji. Być może taki koszt będzie niższy niż gdyby dokument i proces prowadzący do jego przygotowania i przyjęcia wykonywać „od początku”.

   

• 5. Jakiego zakresu dotyczy wymagana w projekcie ocena ryzyka?

  Dotyczy ona fazy objętej wnioskiem o dofinansowanie – tj. wykonywania i przyjmowania dokumentacji, a nie dotyczy późniejszych prac wdrożeniowych (po projekcie dofinansowanym przez MIR). Jednak aspekty ryzyka dotyczące możliwości przyszłego wdrożenia przedsięwzięć powinny być wzięte pod uwagę przy pracach nad strategiami i planami operacyjnymi, a przede wszystkim powinny być przedmiotem studiów wykonalności, dlatego nie wolno ich tracić z oczu w sensie merytorycznym, nie mniej nie jest to formalny element analizy ryzyka projektu objętego wnioskiem do MIiR.

   

IV. Inne zagadnienia:

• 1. Kiedy będą uruchomione inne programy w ramach MF EOG?

  Ścisłej informacji na ten temat należy szukać na stronach internetowych poszczególnych Operatorów (ministerstw, instytucji publ.), ale skrótowy terminarz konkursów znajduje się na stronie internetowej MIR pod adresem www.eog.gov.pl w zakładce "nabory wniosków".Na stronie tej znajdują się również informacje -  w formie prezentacji i przewodnika (w zakładce „Aktualności”) , na temat możliwości korzystania z nowej puli Mechanizmów Finansowych.